banner1

Bestyrelsesmøde i Fuglebjerg selvejende Byggevirksomhed

Torsdag den 5. maj 2022 kl. 18.00 - Mødes på Falkevænget 2. Fuglebjerg   

Som aftalt var det en bid brød  

Følgende er deltog:

Bestyrelsen: Kirsten Berggren (KB),), Kenneth Holme (KH), Michael Hansen (MH) Arne H. Hansen (AHH) og Michael Nielsen (MN)

Administrationen: Gitte Mortensen (GM), Claus Nielsen (CN) og Michael Sørensen (MS).

Revision:  Mette Holy Jørgensen (MHJ) og Thor Maarup (TM)

Følgende afbud: Knud E. Hansen (KEH) (meddelt den 21.04.2022)

                            Chalotte Christiansen CC (meddelt at hun ikke ønsker at deltage i bestyrelsen mere)

Forslag til dagsorden

  • Godkendelse af dagsorden, referater fra 21.04.2022 samt velkommen til revisionen.
  • Årsregnskab for 2021 for boligforeningen og afdelingerne. (gennemgang af revisionen)
  • Revisionsprotokol i udkast (gennemgang af revisionen)
  • Byggeregnskab for afdeling 34 (kommentarer fra revisionen)
  • Budget 2023 – gennemgået til beboermøderne. (kommentarer fra revisionen)
  • Drøftelser med revisionen omkring driftsmæssige forhold for en boligorganisation.
  • Eventuelt
  • Underskrift af referat fra den 21.04.2022.

1: Dagsorden blev tilsidesat mere eller mindre grundet at revisionens deltagelse som ville gennemgå revisionens arbejde m.m.

Referat fra 21.04.2022 blev godkendt (tidligere fremsendt til bestyrelsen)

Revisionen Mette og Thor blev budt velkommen. En kort præsentation fra hver.

Nævnt at indkaldelsen til repræsentantskabsmødet er udsendt. Hertil blev det nævnt at nuværende bestyrelsesmedlem CC ikke var interesseret i genvalg til bestyrelsen. Bestyrelsens nuværende suppleant var kontaktet og ønskede valg til bestyrelsen.

2 – 3: MHJ gennemgik regnskabet for boligforeningen. Gennemgang af udgifter og indtægter samt balanceposterne. Enkelte poster blev udvalgt til nærmere gennemgang. Bl.a. boligforeningens egenkapital heri dispositionsfonden og dens muligheder for brug af disse midler i dispositionsfonden. Dette gav anledning til konkrete spørgsmål om brugen af disse midler. TM fremførte bl.a. at afdeling 22 kunne anvende midlerne til udligning af ændringen af afskrivningen/levetiden fra 20 til 10 år.     

MHJ kommenteret hensættelsen til istandsættelse ved fraflytningen. Pæn hensættelse men fordelt skævt i afdelingerne. De afdelinger med stor henlæggelse kunne overveje at overfører midler til henlæggelse til vedligeholdelse.

MHJ gennemgik, med udgangspunkt i oversigten i revisionsprotokollen, afdelingernes resultat for 2021 og præciseret reglerne for anvendelse af over- og underskud de efterfølgende år.

MHJ gav udtryk for at boligforeningens økonomi var mere end tilfredsstillende grundet størrelsen på henlæggelserne til kommende vedligeholdelse, boligforeningen opsparing (værdipapirer) og de likvide midler. Særlige opgørelser blev fremhævet. Bl.a. specifikationen af udviklingen i egenkapitalen.

I gennemgang af revisionsprotokollen var der bl.a. fokus på revisionens anbefalinger. Der var ikke ”henstillinger” i protokollen. Det vil sige ingen kritiske bemærkninger. Revisionen gav en anledning til følgende kommentarer.

MHJ kommenteret boligforeningens interne kontroller (fuldmagtsforhold) samt de generelle it - kontroller heri testning af forsøg på adgang til boligforeningens It-net. Dette gav anledning til drøftelser med bestyrelsen.

MHJ omtalte om bestyrelsens kendskab til evt. besvigelser m.m. hvilket bestyrelsen ikke gav udtryk for.

MHJ konstateret at der fortsat skal arbejdes med detaljeringsgraden i vedligeholdelses-planerne. Granskning (LBF) at vedligeholdelsesplaner vil formodentlig ske i løbet af efteråret.

MHJ gjorde opmærksom på at tinglysningen af nogle adkomsthavere for enkelte afdelinger ikke var opdateret.

MHJ nævnte at princip for administration af de likvide midler fortsat ikke er løst. Dette gav anledning til drøftelser uden at der fandtes en løsning lige nu og her. (evt. ændring af afdelingssammensætningerne). Tidligere aftale med LBF om en forlængelse af perioden for at træffe en beslutning herom.    

MHJ foretog en kort gennemgang af den juridisk-kritisk revision og den forvaltnings- revision uden at det gav anledning til kommentarer eller bemærkninger.  

4: Byggeregnskab, revisionsprotokol og regnskabserklæring er tidligere udsendt til bestyrelsen. Revisionen havde ikke yderligere bemærkninger og bestyrelsen heller ikke.

Godkendt til underskrift.

5: MS forespurgte om der var ønsker til gennemgang af budget 2023 hvilket hverken bestyrelsen eller revisionen havde. Punktet udgik.

6: Revisionen havde ikke kommenterer m.m. til driftsmæssige forhold for en boligorganisation.

7: Bespisning for bestyrelsen fredag den 10. juni 2022 undersøges.

8: Underskrift blev foretaget af referater, regnskaber, protokoller samt regnskabserklæringer.